거래처 협업

거래처 연결하기

거래처와 대화하려면 먼저 상대 회사를 내 조직의 거래처로 연결해야 해요. 거래처 연결은 멤버 허브에서 해요. 왼쪽 사이드바에서 [멤버]를 클릭하면 멤버 허브가 열리고, 왼쪽에는 팀원과 연락처가, 오른쪽에는 거래처 목록이 보여요. 거래처 영역에서는 함께 일하는 회사와 그 회사에 연결된 멤버를 한눈에 관리할 수 있어요. 거래처 추가에는 별도 관리자 권한이 필요하지 않아요. 다만 아직 내 조직을 등록하기 전이라면 거래처 추가 대신 사업자 등록 안내가 먼저 표시돼요.

1. 멤버 허브 열기 — 왼쪽 사이드바에서 [멤버]를 클릭해요.
2. 거래처 추가 시작 — 오른쪽 거래처 영역의 [거래처 추가] 버튼을 누르면 사업장 검색 창이 열려요.
3. 회사 검색 — [사업장 검색] 탭에서 사업자등록번호 10자리 또는 회사명을 입력해요. 이미 등록한 회사에는 등록됨 배지가 표시돼요.
4. 등록 완료 — 검색 결과에서 회사를 선택하고 [등록하기]를 누르면 거래처 목록에 추가돼요.

회사 전체가 아니라 담당자 한 명과 연결하고 싶다면 연락처를 사용해요. 멤버 영역에서 [연락처] 세그먼트로 전환한 뒤 [연락처 추가]를 누르고, 상대의 멤버십 태그(이름#6자)를 입력해 [연락처 요청]을 보내요. 상대가 수락하면 연락처로 연결돼요. 내가 받은 요청은 [연락처] 세그먼트 위쪽의 종 모양 버튼(받은 연락처 요청)에서 [수락] 또는 [거절]로 처리해요. 연락처는 상대 조직의 워크스페이스를 통해 연결되므로, 거래처 담당자가 아직 룸을 쓰지 않는다면 먼저 룸 가입과 조직 등록이 필요해요.

협업 채팅방에서 대화하기

거래처를 연결했다면 협업 채팅방에서 바로 대화를 시작할 수 있어요. 왼쪽 사이드바에서 [채팅]을 클릭한 뒤 목록 상단에서 [협업] 탭을 선택하면 거래처와의 채팅방만 모아 볼 수 있어요. 협업 패널에는 전체 목록과 함께 스레드, 멘션 & 귓속말, 리액션, 저장된 메시지 모아보기가 있고, 멤버를 선택하면 그 멤버가 참여한 방만 걸러서 볼 수 있어요. 채팅방 유형이 궁금하다면 채팅방 종류 가이드를 참고하세요.

1. 협업 탭 열기 — [채팅] 화면 상단에서 [협업] 탭을 클릭해요.
2. 새 채팅방 만들기 — 협업 패널 헤더 오른쪽의 [+] 버튼을 누르면 협업 채팅 만들기 창이 열려요(모바일에서는 화면 오른쪽 아래 [+]). 여기서 만든 방은 협업 탭에 생성돼요.
3. 형식 선택 — [그룹] 또는 [1:1]을 고르고, 그룹이면 채팅방 이름을 입력해요.
4. 대화 시작 — 거래처 멤버를 선택한 뒤 [그룹 채팅 시작](1:1이면 [1:1 채팅 시작])을 눌러요.

대화 중에는 참여자 목록의 [대화 상대 추가]로 인원을 늘릴 수 있고, 공유된 파일 패널에서 [파일]과 [웹링크]를 따로 모아 볼 수 있어요. 메시지에 댓글을 달면 스레드로 이어져서 본 대화가 깔끔하게 유지돼요. 멤버 허브에서 거래처 멤버의 [1:1 채팅] 버튼을 눌러 바로 대화를 시작할 수도 있어요.

태그로 거래처 방 정리하기

거래처가 늘어나면 협업 탭의 방도 금방 수십 개가 돼요. 태그를 붙여 두면 #정기납품, #견적, #긴급처럼 우리 팀의 기준으로 방을 분류하고 골라 볼 수 있어요.

1. 태그 만들기 [설정] > [챗] > [태그 관리]에서 태그를 만들고 이름과 색을 정해요.
2. 방에 태그 달기 협업 탭 왼쪽 패널의 태그 영역에서 [+ 관리]로 방마다 태그를 붙여요.
3. 태그로 골라 보기 협업 탭에서 태그를 선택하면 그 태그가 붙은 방만 목록에 보여요. 여러 태그를 고르면 하나라도 해당하는 방이 모두 보여요.

내부대화: 거래처 방에서 우리끼리 이야기하기

거래처와 함께 있는 협업 채팅방에서 "이 조건 우리끼리 먼저 정리하고 답하자"는 상황, 정말 자주 있죠. 그때마다 다른 방을 오갈 필요 없어요. 내부대화 모드를 켜면 같은 방 안에서 우리 조직 멤버에게만 보이는 대화를 이어갈 수 있어요.

1. 내부대화 켜기 입력창 도구 모음의 내부대화 토글을 눌러요. 대화 영역에 파란 테두리가 생기고, 입력창 안내도 우리 조직 내부 대화로 바뀌어요.
2. 편하게 대화 이 상태로 보내는 모든 메시지는 우리 조직 멤버에게만 보여요. 상대 회사 화면에는 메시지가 있었다는 흔적조차 남지 않아요.
3. 다시 끄기 정리가 끝나면 토글을 다시 눌러 일반 모드로 돌아와요. 이제 보내는 메시지는 방 전체에 보여요.

내부대화 메시지에는 내부대화 라벨이 붙어서 일반 메시지와 바로 구분돼요. 내부대화에 달린 댓글(스레드)도 자동으로 내부대화로 유지되니, 실수로 상대에게 노출될 걱정 없이 이어서 논의하세요.

담당 정보 — 이 방의 담당자 정하기

거래처 방이 많아지면 "이 방은 누가 챙기고 있지?"가 궁금해져요. 협업 채팅방의 [담당 정보] 패널은 방마다 담당자와 팔로워를 나눠 보여줘서, 누가 맡은 방인지 한눈에 알 수 있어요.

1. 담당 정보 열기 채팅방 오른쪽 패널에서 [담당 정보] 섹션을 확인해요. 방장에게는 👑 왕관이 표시돼요.
2. 담당자 지정 팔로워 목록에서 담당으로 맡을 멤버의 [지정]을 누르면 담당자 그룹으로 올라가요.
3. 담당 해제 담당자 옆 [해제]를 누르면 다시 팔로워로 돌아가요. 지정과 해제는 관리 권한이 있는 멤버만 할 수 있어요.

담당자로 지정되면 이 방의 새 소식을 우선해서 받아요(방 알림을 꺼 둔 경우는 제외). 채팅 목록에서도 방마다 담당자 프로필이 함께 보여서, 목록만 훑어도 누구 담당인지 알 수 있어요.

비즈니스 프로필로 회사 이름 걸고 대화하기

비즈니스 프로필을 사용하면 협업 채팅방에서 내 메시지가 개인 이름 대신 회사 브랜드명과 조직 아바타로 표시돼요. 여러 담당자가 한 거래처를 응대해도 상대방에게는 일관된 회사 얼굴이 보여서 신뢰감 있게 대화할 수 있어요. 비즈니스 프로필은 조직 단위로 설정하고, 선택한 사업장의 관리자만 수정할 수 있어요.

상대 화면에는 이렇게 보여요. 메시지의 프로필 사진은 조직 아바타로, 이름은 브랜드명으로 표시되고 개인 사진과 이름은 드러나지 않아요. 담당자 교대나 휴가로 여러 명이 번갈아 응대해도 상대에게는 늘 같은 회사 얼굴이 보여요. 단, 내부대화처럼 우리 조직끼리만 보는 메시지에는 비즈니스 프로필이 적용되지 않아서 서로 이름으로 편하게 대화할 수 있어요.

1. 설정 열기 — [설정] > [일반 설정] > [비즈니스 프로필]로 이동해요.
2. 표시 브랜드 명 입력 — 외부에 표시될 브랜드 또는 회사 이름을 입력해요.
3. 안내문구 입력 — 조직 소개, 연락처 등 비즈니스 프로필 패널에 표시될 문구를 적어요.
4. 저장 — [저장]을 누르고, 오른쪽 협업 채팅방 미리보기에서 상대에게 보일 모습을 확인해요.

방 단위로도 표시 방식을 정할 수 있어요. 방장은 [채팅방 편집]의 비즈니스 프로필 표시에서 [항상 ON], [선택한 멤버만], [항상 OFF] 중 하나를 고를 수 있어요. 항상 ON이면 조직 설정이 켜진 참여자가 모두 비즈니스 프로필로, 선택한 멤버만이면 지정한 참여자만 비즈니스 프로필로, 항상 OFF면 모두 개인 프로필로 표시돼요.

회사 카드 채우기 — 소개·연락처·영업시간

브랜드명만으로는 상대가 우리를 다 알 수 없어요. [설정] > [일반 설정] > [비즈니스 프로필]에서 카드에 담길 정보를 채우면, 거래처가 이름을 눌렀을 때 비즈니스 카드 하나로 우리를 파악할 수 있어요.

1. 카드 배경 색을 고르거나 이미지를 올려요. 올린 이미지는 보여줄 범위를 잘라 카드에 맞춰요.
2. 소개 우리 워크스페이스를 한두 문장으로 소개해요.
3. 연락처 카드에 표시할 대표 전화·이메일·주소를 넣어요.
4. 영업시간 시작·종료 시각과 영업일을 고르면, 카드에 [영업 중]·[영업 종료] 배지가 보는 사람의 현재 시각 기준으로 자동 표시돼요.
5. 안내 사항 “점심시간에는 응답이 늦어요”처럼 미리 알려 둘 말을 적어요.

이메일 연동 준비하기

고객이 채팅이 아니라 이메일로 문의를 보내는 경우도 많아요. 이메일 연동을 켜 두면 그 메일이 [협업] 탭의 채팅방으로 들어와서, 팀이 쓰던 화면 그대로 답장할 수 있어요. 준비는 [설정] > [챗] > [채널 연동]의 [이메일 연동] 탭에서 해요.

수신함 연동 — 고객 메일이 들어오게 하기

1. 공개 주소 등록 — [수신함 연동 설정]에서 고객에게 알려 둔 주소(예: support@company.com)를 공개 이메일 주소에 입력해요. 발신 표시명은 선택이에요.
2. 등록하기 — [이메일 연동 등록]을 누르면 룸이 이 주소 전용의 수신 주소를 하나 발급해요.
3. 포워딩 걸기 — 발급된 주소를 [복사]해서, 원래 메일함에서 그 주소로 자동 전달(포워딩)을 설정해요. 이 설정은 룸이 아니라 쓰시는 메일 서비스에서 해요.

발신 설정 — 우리 도메인 주소로 답장 보내기

도메인을 인증하지 않아도 답장은 나가요. 다만 인증해 두면 우리 회사 실제 주소(예: help@회사.com)로 보낼 수 있어서 고객이 메일을 더 신뢰해요.

1. 도메인 추가 — [발신 설정]에서 회사 도메인을 입력하고 [도메인 추가]를 눌러요.
2. DNS 레코드 등록 — 목록에서 도메인을 클릭하면 이메일 도메인 인증 창이 열려요. DKIM 레코드(필수)와 DMARC 레코드(선택)를 도메인 관리하는 곳에 그대로 추가해요. 같은 창의 기본 발신 이메일에서 실제 보낼 주소도 정할 수 있어요.
3. 인증 확인 — 레코드를 넣은 뒤 [인증]을 눌러요. 상태가 인증 대기에서 인증됨으로 바뀌면 끝이에요.

상담 설정 — 끝난 상담에 다시 회신이 오면

상담이 종료된 뒤 고객이 같은 메일 스레드로 회신했을 때의 처리 방식을 골라요.

이메일로 온 문의에 답장하기

연동이 끝나면 고객이 보낸 메일이 [협업] 탭에 채팅방으로 들어와요. 방 이름은 보낸 사람 이름(없으면 메일 주소)이 되고, 목록에서는 봉투 배지로 이메일에서 온 방임을 알 수 있어요. 협업 패널의 연동 칩을 누르면 이메일 방만 걸러 볼 수도 있어요.

메일 한 통은 이메일 카드로 표시돼요. 카드 위쪽에 보낸사람·받는 사람·제목이 정리돼 있고, 본문은 채팅 메시지처럼 그대로 읽혀요. 서식이 많은 메일이라 원래 모습대로 보고 싶다면 [원본 보기]를 눌러요 — 룸 안에서 이메일 앱처럼 열려요. 첨부 파일도 함께 들어오고, 우리가 보내는 답장에도 파일을 붙일 수 있어요.

1. 제목 확인 — 입력창 위 제목 칸에는 마지막으로 받은 메일 제목에 Re:가 붙어 자동으로 채워져요. 필요하면 고쳐 쓰면 돼요.
2. 참조 넣기(선택) — [+ 참조]를 누르면 참조와 숨은참조 칸이 열려요. 주소가 여러 개면 쉼표로 구분해요. 숨은참조에 넣은 주소는 받는 사람에게 보이지 않아요.
3. 답장 보내기 — 평소 채팅처럼 본문을 쓰고 전송하면 고객에게 메일로 나가요.

들어온 메일 주소가 이미 등록된 거래처·고객이라면 룸이 알아서 연결해 줘서, 누구에게서 온 문의인지 바로 알 수 있어요. 답장 담당을 정하고 싶다면 담당 정보에서 이 방의 담당자를 지정해 주세요. 회신 없는 발송 주소(no-reply)나 반송·시스템 알림 메일은 채팅방을 만들지 않고 걸러내요.

한 주소 = 한 방

같은 사람과 메일을 여러 번 주고받아도 방이 계속 늘어나지 않아요. 메일 주소 하나에 방 하나로 모여서, 그 사람과 나눈 이야기가 한 줄기로 이어져요. 예전에 흩어져 있던 방들도 하나로 합쳐지고, 그동안 주고받은 메일은 그대로 남아 있어요.

대화가 시간이 지나 만료되는 일도 없어요. “세션이 만료되었습니다” 같은 안내 없이, 언제든 그 방에서 이어서 답장하면 됩니다.

메일이 여러 통 쌓인 방에서는 입력창 위의 [답장 대상]에서 어느 메일에 답할지 고를 수 있어요. 고른 메일의 제목이 Re: 로 채워지고, 받는 사람의 메일함에서도 그 메일 아래에 정확히 붙어요. 답장에는 파일 첨부와 굵게·링크 같은 서식도 함께 보낼 수 있어요.

고객에게 먼저 이메일 보내기

고객이 먼저 연락해 오기를 기다릴 필요는 없어요. 아직 룸을 쓰지 않는 상대에게도 이메일로 먼저 말을 걸 수 있고, 그 상대가 답장하면 협업 채팅방에서 대화가 이어져요.

1. 멤버 허브 열기 — 왼쪽 사이드바에서 [멤버]를 클릭해요.
2. 연락처 고르기 — 메일을 보낼 상대의 연락처 카드를 열고 [이메일]을 눌러요. 새 이메일 창이 열리면서 받는 사람이 자동으로 채워져요.
3. 내용 쓰기 — 제목과 본문을 적어요. 필요하면 참조·숨은참조도 넣을 수 있어요.
4. [보내기] — 메일이 나가고, 그 상담을 위한 협업 채팅방이 새로 만들어져요. 이후 회신은 그 방에서 이어져요.